您好:
   1.  有關本校教職員生由郵局寄交之掛號信函及包裹，寄送至本校時，
                 由文書組同仁逐件繕打登錄以郵件系統EMAIL方式通知師生領取，
                而民營物流公司則由送貨員以電話或簡訊方式通知收件人。

   2. 往例文書組招領郵件於學校首頁公告，但經檢討公開資訊有違反個資保護法之疑慮，現已全數下架。 

  3. 又依郵局規定郵件逾期領取，應退還寄件人。

     4.     因此，為不違反相關法令規定，

                文書組通知師生領取之郵件，如於3日內未領取者，將開招領通知單，
               置文書組單位信箱，    請單位協助將招領單，轉交老師信箱、班級信箱或以LINE...等，
               其他可能連繫之方式轉交師生，
               招領7日未領取者，則依本校郵件處理要點規定退回竹南郵局。
 
範例說明
1. 張○○老師有郵局寄交之掛號信函於10月26日(一)送到本校，文書組繕打登錄郵件系統以EMAIL方式通知領取。
2.張○○老師至當週10月28日(星期三)仍未領取，則開招領通知單。
3.張○○老師至次週11月4日(星期三) )仍未領取，則為招領逾期，郵件退回竹南郵局。

文書組收寄學校公務信件是工作，收寄私人信件是服務，我們致力做好工作並服務全校師生，
  為避免造成一些不必要的誤會，以下常見之案例說明，敬請參考。


案例一 有關郵件系統
答案:郵件系統之功能，僅提供文書登錄掛號郵件條碼，以及發送師生EMAIL之功能，
                 其EMAIL與人事資訊系統及學生資訊系統一致，無其他個人資料。
       且本系統無維護合約，無法更新功能。
 
案例二 為什麼文書組不自己打電話給師生
答案:1.文書組沒有師生之聯絡電話  (個資保護機制，文書組無法取得全校師生電話)
         2.文書組沒有電話費之經費，辦公室之電話無法撥接手機。
 
案例三 為什麼領信件要出示身份證明，老師請學生代領要先來電告知
答案：因為我們無法認識全校的師生，如果信件被領走卻沒有交到收件人手上
           文書組同仁要負郵件遺失之責任，被懲處。
              (去郵局，去超商領件不也是要出示身分證明，才可領件)
 
案例四 為什麼要求師生信件須請寄件人寫清楚單位系別
答案：因為有同名之師生，還有只有寫校名之包裹，如寄件人沒寫清楚，
                       我們 不知道要通知誰來領取，因此在不得已之情形下只有拆閱信件判定收件
                       人。
案例五 為什麼平信沒有登錄郵件系統
答案：因為20克平信一封8元，掛號信28元，相差20元，
         郵局處理平信:不出收據、不接受查詢，不負責遺失賠償，
         亦無掛號條碼且無法追蹤。
         所以平信不會登錄郵件系統，也無法登錄。