您好:
   1.  有关本校教职员生由邮局寄交之挂号信函及包裹，寄送至本校时，
                 由文书组同仁逐件缮打登录以邮件系统EMAIL方式通知师生领取，
                而民营物流公司则由送货员以电话或短信方式通知收件人。

   2. 往例文书组招领邮件于学校首页公告，但经检讨公开资讯有违反个资保护法之疑虑，现已全数下架。 

  3. 又依邮局规定邮件逾期领取，应退还寄件人。

     4.     因此，为不违反相关法令规定，

                文书组通知师生领取之邮件，如于3日内未领取者，将开招领通知单，
               置文书组单位信箱，    请单位协助将招领单，转交老师信箱、班级信箱或以LINE...等，
               其他可能连系之方式转交师生，
               招领7日未领取者，则依本校邮件处理要点规定退回竹南邮局。
 
范例说明
1. 张○○老师有邮局寄交之挂号信函于10月26日(一)送到本校，文书组缮打登录邮件系统以EMAIL方式通知领取。
2.张○○老师至当周10月28日(星期三)仍未领取，则开招领通知单。
3.张○○老师至次周11月4日(星期三) )仍未领取，则为招领逾期，邮件退回竹南邮局。

文书组收寄学校公务信件是工作，收寄私人信件是服务，我们致力做好工作并服务全校师生，
  为避免造成一些不必要的误会，以下常见之案例说明，敬请参考。


案例一 有关邮件系统
答案:邮件系统之功能，仅提供文书登录挂号邮件条码，以及发送师生EMAIL之功能，
                 其EMAIL与人事资讯系统及学生资讯系统一致，无其他个人资料。
       且本系统无维护合约，无法更新功能。
 
案例二 为什么文书组不自己打电话给师生
答案:1.文书组没有师生之联络电话  (个资保护机制，文书组无法取得全校师生电话)
         2.文书组没有电话费之经费，办公室之电话无法拨接手机。
 
案例三 为什么领信件要出示身份证明，老师请学生代领要先来电告知
答案：因为我们无法认识全校的师生，如果信件被领走却没有交到收件人手上
           文书组同仁要负邮件遗失之责任，被惩处。
              (去邮局，去超商领件不也是要出示身分证明，才可领件)
 
案例四 为什么要求师生信件须请寄件人写清楚单位系别
答案：因为有同名之师生，还有只有写校名之包裹，如寄件人没写清楚，
                       我们 不知道要通知谁来领取，因此在不得已之情形下只有拆阅信件判定收件
                       人。
案例五 为什么平信没有登录邮件系统
答案：因为20克平信一封8元，挂号信28元，相差20元，
         邮局处理平信:不出收据、不接受查询，不负责遗失赔偿，
         亦无挂号条码且无法追踪。
         所以平信不会登录邮件系统，也无法登录。