育達科技大學 秘書室

有關本校郵件招領通知

  • 2020-10-28
  • 議事文書組

您好:
   1.  有關本校教職員生由郵局寄交之掛號信函及包裹,寄送至本校時,
                 由文書組同仁逐件繕打登錄以郵件系統
EMAIL方式通知師生領取,
                而民營物流公司則由送貨員以電話或簡訊方式通知收件人。

   2. 往例文書組招領郵件於學校首頁公告,但經檢討公開資訊有違反個資保護法之疑慮,現已全數下架。 

  3. 又依郵局規定郵件逾期領取,應退還寄件人。

 

     4.     因此,為不違反相關法令規定,

                文書組通知師生領取之郵件,如於3日內未領取者,將開招領通知單
               置文書組單位信箱,
    請單位協助將招領單,轉交老師信箱、班級信箱或以LINE...等,
               其他可能連繫之方式轉交師生,

               招領7日未領取者,則依本校郵件處理要點規定退回竹南郵局
 
範例說明
1. ○○老師有郵局寄交之掛號信函於1026()送到本校,文書組繕打登錄郵件系統以EMAIL方式通知領取。
2.
○○老師至當週1028(星期三)仍未領取,則開招領通知單。
3.
○○老師至次週114(星期三) )仍未領取,則為招領逾期郵件退回竹南郵局。

文書組收寄學校公務信件是工作,收寄私人信件是服務,我們致力做好工作並服務全校師生,
  為避免造成一些不必要的誤會,以下常見之案例說明,敬請
參考。



案例一 有關郵件系統
答案:郵件系統之功能,僅提供文書登錄掛號郵件條碼,以及發送師生EMAIL之功能,
                 其EMAIL與人事資訊系統及學生資訊系統一致,無其他個人資料。
       且本系統無維護合約,無法更新功能。
 
案例二 為什麼文書組不自己打電話給師生
答案:1.文書組沒有師生之聯絡電話  (個資保護機制,文書組無法取得全校師生電話)
         2.文書組沒有電話費之經費,辦公室之電話無法撥接手機。
 
案例三 為什麼領信件要出示身份證明,老師請學生代領要先來電告知
答案因為我們無法認識全校的師生,如果信件被領走卻沒有交到收件人手上
           文書組同仁要負郵件遺失之責任,被懲處。
              (去郵局,去超商領件不也是要出示身分證明,才可領件)
 
案例四 為什麼要求師生信件須請寄件人寫清楚單位系別
答案因為有同名之師生,還有只有寫校名之包裹,如寄件人沒寫清楚,
                       我們
 不知道要通知誰來領取,因此在不得已之情形下只有拆閱信件判定收件
                       人。
案例五 為什麼平信沒有登錄郵件系統
答案:因為20克平信一封8元,掛號信28元,相差20元,
         郵局處理平信:不出收據、不接受查詢,不負責遺失賠償,
         亦無掛號條碼
且無法追蹤。
         所以平信不會登錄郵件系統,也無法登錄。